recepciós

Mint recepciós, a fő feladata, hogy támogassa a munkatársait. Ez a segítségnyújtás sokféle formában történhet, többek között:

• látogatók fogadása: recepciósként fogadja és üdvözli a látogatókat, amikor belépnek a szervezet épületébe. Felméri az igényeiket, és ha szükséges, segít nekik kitölteni a bejelentkezési nyilvántartást. A látogatókat a megfelelő személyhez irányítja, vagy frissítőkkel kínálja őket, amíg várakoznak a találkozójukra.
• telefonhívások fogadása: a recepciós válaszol a bejövő hívásokra, és foglalkozik az irodai vonalon keresztül érkező kérdésekkel. Udvariasan, de professzionálisan kell válaszolnia a telefonálóknak.  A hívásokat továbbíthatja a megfelelő munkatársnak, vagy üzenetet fogadhat, és eljuttathatja a megfelelő részleghez.
• posta kezelése: munkakörébe tartozik a kimenő posta előkészítése és a futár értesítése a küldemények átvételére. A beérkező leveleket is átveszi, és szétosztja azokat a címzetteknek.
• irodai és pénzügyi feladatok ellátása: recepciósként segíti a többi alkalmazottat fénymásolással, dokumentumok iktatásával vagy irodaszerek megrendelésével. Emellett karbantartja az irodai berendezéseket, és jelenti a meghibásodásokat. Néha kezeli a kisebb pénz kifizetéseket és könyvelés előkészítő feladatokat végez.

A recepciósok általában beltéren, íróasztal mellett dolgoznak. A legtöbben egy előcsarnokban vagy fogadótérben ülnek, de néhányan a nyílt terű irodában is rendelkeznek íróasztallal. Recepciósként dolgozhat állami, magán- és non-profit szervezeteknél, informális, kreatív vagy alkalmi munkahelyeken. A környezettől függően a recepciósoknak egyenruhát, illetve alkalmi vagy hivatalos üzleti öltözéket kell viselniük. A legtöbb recepciós egy adminisztratív munkatársakból álló csapat mellett dolgozik, de vannak, akik egyedül dolgoznak.

A recepciósok különböző alkalmazottakkal dolgoznak együtt az iparág és a munkáltató jellegétől függően. Kollégái közé tartozhatnak például a gondnokok, a portások, a postai kézbesítők is. Közvetlen közelségben dolgozhat továbbá ügyvezető asszisztensekkel és irodavezetőkkel, valamint más szakemberekkel, például HR-menedzserekkel, könyvelőkkel, adatbeviteli ügyintézőkkel és ügyfélszolgálati képviselőkkel.

Mivel a recepciósok fő feladata az ügyfelekkel való kapcsolattartás, a munkarendjük általában az adott vállalkozás nyitvatartási idejét követi. A recepciósok többsége hétköznapokon 8 és 17 óra között dolgozik. Néhányan azonban kicsit korábban vagy később, illetve egy-egy iparágban hétvégén vagy éjszaka is dolgoznak. A legtöbb recepciós műszak körülbelül nyolc órát tart, fél vagy 1 óra ebédszünettel. Vannak részmunkaidős recepciós állások is, amelyek körülbelül heti 20-30 órát kínálnak. Egyes részmunkaidős recepciósok hetente néhány napot dolgoznak, míg mások hetente többször is, 4-6 órát.

Recepciósként lehetősége lesz arra, hogy a vállalaton belül más pozíciókba is előlépjen. A nagy irodákban előfordulhat, hogy kinevezik vezető recepciós pozícióba, de a leggyakoribb munkahelyi fejlődési lehetőségek az oldalirányú mozgásból adódnak. Recepciósként megtanulhatja, hogyan működik a vállalat, az ügyfelek és a különböző alkalmazottak hogyan működnek együtt. Ha intelligens, motivált és jól illeszkedik a vállalati kultúrába, akkor akár vállalaton belül is sikerülhet más részlegen új pozíciót elnyernie. A recepciósok leggyakrabban később adminisztrációs asszisztensek, irodavezetők, HR-alkalmazottak lesznek. Ez teszi a recepciós állást jó belépő pozícióvá a kívánt területre. Ha még nincs meg a képzettsége vagy tapasztalata ahhoz, hogy megkapja a kívánt állást, a recepciós munkakör segíthet a kezdésben.

Több előnye is lehet, ha Randstad tanácsadó közreműködésével keres recepciós állást: 

• Egy a munkaerőpiac asszisztencia és adminisztráció területét jól ismerő tanácsadó támogatja a kiválasztási folyamat során
• Àlláslehetőségek széles skáláját találja honlapunkon
• Aakár határozott akár határozatlan idejű állást keres, segítünk megtalálni azt az állást, ami Önhöz leginkább passzol.

A recepciós pozíció betöltéséhez általában elegendő, hogy rendelkezzen középiskolai érettségivel, vagy annak megfelelő képesítéssel.

Az irodai adminisztrációban, ügyfélszolgálatban vagy kommunikációs területen történő továbbképzés elősegítheti a képességeinek fejlesztését. Számos szakmai OKJ-s képzés is elérhető, akár online formában is, ami megfelelő lehet az induláshoz. Ilyen lehet a szállodai recepciós, vagy akár az általános irodai asszisztens képzés.

A nyelvismeret, különösen az angol nyelv mellett további idegen nyelvek ismerete, gyakran előnyt jelent egy recepciós munkakörben, főleg egy multinacionális vállalatnál.

Bár nem mindig kötelező, a releváns munkatapasztalat, akár belépő szintű pozíciókban is előnyt jelenthet. 

Recepciósként kivételes szóbeli kommunikációs készségekkel kell rendelkeznie. Nyugodtan és szakszerűen kell beszélnie minden látogatóval. Az aktív hallgatás és az ügyfélszolgálati készség szintén segítenek abban, hogy kitűnjön ebben a szerepben.

Recepciósként jó csapatjátékosnak kell lennie. Napi szinten interakcióba lép és együttműködik az iroda különböző alkalmazottaival, amelyhez elengedhetetlenek a megfelelő szociális készségek.

Egy recepciós számos feladatot lát el, például a beérkező hívások fogadását és egy forgalmas recepció működtetését. A multitasking-képesség segít a prioritások felállításában és annak biztosításában, hogy minden feladatot határidőre elvégezzen.

Recepciósként a munkájához tartozik az irodai berendezések karbantartása, valamint a fénymásolók, telefonrendszerek és nyomtatók működtetése. A technikai készségek megkönnyítik a munkáját és javítják a teljesítményét. Az irodai feladatok ellátásához számítógépes ismeretekre is szüksége van.

A tárgyalási készségek segítik abban, hogy sikeresen eladja a termékeket az ügyfeleknek. Érzékkel kell rendelkeznie az időzítéshez, jó prezentációs készségekkel és magabiztossággal ahhoz, hogy tudja, mikor kell nyomást gyakorolnia és mikor kell háttérbe vonulnia. 

A recepciós legfontosabb feladata, hogy összekötő szerepet töltsön be az irodába érkező  ügyfelek és az alkalmazottak között. A recepciós emellett rendet tart az előtérben, fogadja a postát és iktatja a feljegyzéseket.

Egy recepciósnak erős kommunikációs készségekkel kell rendelkeznie. Emellett a technológiával is jól kell tudnia dolgozni, hogy kezelni tudja az általános irodai szoftvereket. A recepciósoknak erős szervezőkészségre és többfeladatú munkavégzésre való képességre van szükségük. 

A recepciós egy nagyszerű belépő szintű munka, amely a vállalaton belüli előrelépéshez segíthet. Ráadásul sok nagyvállalatnál vannak vezető recepciósok, akik magasabb fizetést kapnak. A munka jellemzően fizikailag nem megterhelő - ami sokak számára előny -, gyakran kihívást jelent és intellektuálisan ösztönző. Fontos része lehet egy csapatnak, és sokat tanulhat a munkáltatójáról. 

Általában a recepciós munkája nem rendkívül stresszes. Előfordulhat, hogy a recepciósoknak dühös ügyfelekkel kell foglalkozniuk, vagy egyszerre több feladatot kell kezelniük, ezért ideális, ha a recepciósok nyugodtak és kiegyensúlyozottak.

Recepciós állásra pályázni könnyű: készítse el Randstad-profilját, és válogasson állásajánlataink közül az Ön közelében. Bejelentkezést követően jelentkezzen egy kattintással az Önnek szimpatikus álláslehetőségre a weboldalunkon keresztül!