irodavezető

Egy irodavezető általános feladatai az alábbiak lehetnek: 

• Irodaszerek és konyhai eszközök megrendelése: minden olyan eszköz beszerzése, amely az irodai működést érinti, az irodavezető feladata.
• Beszállítókkal való kapcsolattartás: a feladatkör hangsúlyos eleme a külső partnerekkel való kommunikáció. Az irodavezető áll kapcsolatban a beszállítókkal, iroda üzemeltetőkkel és különböző karbantartókkal is.
• Flottakezelés: elsősorban az autóflotta, de sokszor, a telefonflotta kezelése is az irodavezető feladata. 
• Beérkező hívások és emailek kezelése, vendégek üdvözlése: habár nagyobb vállalatoknál ezek sokszor a recepciós feladatai, kisebb cégeknél nincs mindig erre külön kolléga.
• Vezetők adminisztratív támogatása: sok esetben számítanak tőlük a vezetők segítségre egyszerűbb feladatokban, mint egy-egy meeting megszervezése, tárgyalók, vagy akár utazások lefoglalása.
• Tárgyalók előkészítése: amennyiben fontos esemény kerül megrendezésre az irodában, erre biztosítani kell a megfelelő helyszínt.
• Céges rendezvények és csapatépítők szervezése: ezekhez fel kell kutatni a megfelelő időpontot, helyszínt és egyéb szükséges beszállítókat.
• Pénzügyi adminisztrációs feladatok: előfordul, hogy a könyvelés előkészítésében is segíteni kell a bérszámfejltőknek (pl. Számlák összegzése)
• Személyzeti ügyintézés: a személyzeti ügyintézés a munkája részét képezheti egyes esetekben irodavezetőként, a humánerőforrás-osztállyal együttműködve. 

Egy irodavezető ideje nagy részét az irodában tölti, otthoni munkavégzésre ritkábban van lehetősége  A legtöbb esetbena recepciós kollégával osztja meg a munkaterületét a nyílt irodai térben.

Egy irodavezető különböző részlegekről dolgozhat együtt kollégákkal, beleértve a humánerőforrás, pénzügy, informatika, értékesítés és marketing, ügyfélszolgálat és projektmenedzsment területeket. Emellett, attól függően, hogy az irodavezető milyen területen dolgozik, mint például a jogi vagy orvosi terület, további specifikus munkatársakkal is együttműködhet, például jogászokkal vagy orvosokkal.

Egy irodavezető teljes munkaidőben átlagosan heti 40 órát dolgozik normál munkarendben. Előfordul azonban, hogy munkaidején kívül rendezvények vannak az irodában, amiken felelősségi köréből adódóan részt kell vennie.

Irodavezetőként különböző részlegekkel kerül kapcsolatba, és új készségeket tanulhat tőlük, így  lehetősége van arra, hogy ezek elsajátításával előrébb lépjen a karrierjében. Ha például egy kisvállalkozásnál dolgozik, tapasztalatot szerezhet, és egy nagyobb létszámmal rendelkező óriásvállalatnál, több felelősséggel járó pozícióra pályázhat. 

Több előnye is lehet, ha Randstad tanácsadó közreműködésével keres irodavezető állást: 

• Egy az asszisztensi területet jól ismerő tanácsadó támogatja a kiválasztási folyamat során
• Àlláslehetőségek széles skáláját találja honlapunkon
• Aakár határozott akár határozatlan idejű állást keres, segítünk megtalálni azt az állást, ami Önhöz leginkább passzol.

A munkakör betöltéséhez elsősorban középfokú végzettség az elvárt, azonban a felsőfokú végzettség előnyt jelenthet.

Mivel irodavezetőként gyakran összetett feladatokat kell ellátni,a pozíció betöltéséhez szintén előnyt jelent asszisztensi vagy adminisztratív területen szerzett tapasztalat.

Hatékony írásbeli és szóbeli kommunikáció a kollégák, vezetők és külső partnerek felé.

Képes rendezetten megoldani az adminisztratív feladatokat, betartani a határidőket és elosztani az erőforrásokat.

A jó problémamegoldó készség elengedhetetlen a váratlan helyzetek kezeléséhez.

Előnyt jelenthet, ha rendelkezik már alapismeretekkel az irodai szoftverek, kommunikációs eszközök és digitális technológiák terén.

Előfordulhat, hogy tárgyalnia kell külső partnerekkel és szükség esetén hatékonyan kell képviselnie a vállalatot.

Irodavezetőként sok ügyféllel lép kapcsolatba, ezért elengedhetetlen, hogy megfelelő attitűddel rendelkezzen, fontos legyen számára az ügyfelek és partnerek igényeinek megértése és kielégítése.

Az irodavezetői munkakör stresszes lehet, ezért tudnia kell hatékonyan dolgozni nyomás alatt is. 

Egy irodavezető feladatai attól függően változnak, hogy milyen vállalatnál dolgozik. Elsődleges feladata, hogy biztosítsa az összes irodai tevékenység zökkenőmentes működését. Meg kell szerveznie az erőforrásokat.

Ahhoz, hogy irodavezetővé válhasson, sok más vezetői munkakörhöz hasonlóan középfokú végzettséggel kell rendelkeznie, habár a diploma előnyt jelenthet. Ha dolgozott már irodában vagy hasonló munkakörben, szintén jobb esélyekkel pályázhat irodavezetői állásokra.

Habár a recepciós és az irodavezető a legtöbb vállalatnál egy helyen dolgozik és elsődleges feladatuk az irodai munka segítése, a két munkakör nem azonos. A recepciós az egyszerűbb irodai feladatokat látja el, míg az irodavezető jóval szélesebb felelősségi körrel rendelkezik és a külső partnerekkel is általában ő tartja a kapcsolatot.

Egy kisvállalkozásnak szüksége van irodavezetőre, hogy segítse felügyelni és irányítani a munkahelyi tevékenységeket. Az irodavezető gondoskodik továbbá az alapvető pénzügyek megfelelő kezeléséről, és a humán erőforrásokkal kapcsolatos feladatokról. 

Irodavezető állásra pályázni könnyű: készítse el Randstad-profilját, és válogasson állásajánlataink közül az Ön közelében. Bejelentkezést követően jelentkezzen egy kattintással az Önnek szimpatikus álláslehetőségre a weboldalunkon keresztül!