executive assistant

• az ügyvezető naptárának és időbeosztásának kezelése: stratégiai szempontból kezeli a vezérigazgató idejét. Céljai és prioritásai alapján megtervezi az időbeosztását. Feldolgozza a találkozói kéréseket, és olyan időbesztást készít, amely biztosítja, hogy vezetőjének minden találkozóra legyen ideje.
• telefonhívások fogadása és e-mailek kezelése: kezel a felsővezetővel folytatott minden kommunikációt. Ez magában foglalja a telefonhívások fogadását a nevükben és az e-mailjeik rendszerezését. 
• megbeszélések szervezése és lebonyolítása: az elsődleges feladata a megbeszélések ütemezése és lebonyolítása, az ügyféltalálkozóktól kezdve a felsővezetői értekezletekig. Személyes vagy virtuális megbeszéléseket szervez, megtalálva az összes fél számára megfelelő időpontot. Szintén az asszisztens feladata, hogy felkészítse a vezetőjét és rögzítse a meetingen elhangzottakat.
• utazások koordinálása: megtervezi a felsővezetők összes utazását. A repülőjegyek, a közlekedés és a szállás lefoglalásával biztosítja a zökkenőmentes utazást. Elkészíti az útvonaltervet is, és megtervezi a saját időbeosztását, ha elkíséri a vezetőt.

Elsősorban irodai környezetben dolgozik, limitált otthoni munkavégzési lehetőségekkel Általában önállóan végzi a feladatait, de a többi irodai kollégával való kooperáció is fontos része a munkájának. Mivel a legmagasabb szintű vezetők mellett dolgozik, szigorúan meg kell őriznie a professzionalizmust, és mindig üzleti öltözéket kell viselnie.

Egy felsővezetői asszisztens bármilyen iparágban dolgozhat. Kollégái között lehetnek adminisztrációs asszisztensek, vezérigazgatók, pénzügyi elemzők és pénzügyi vezetők. Emellett marketing menedzserekkel és operatív vezetőkkel, valamint más szakemberekkel dolgozhat együtt, akik között lehetnek programvezetők, ügyvezető igazgatók, értékesítési igazgatók és értékesítési vezetők is.

A vállalat vezető beosztású tagjai teljes munkaidőben dolgoznak. Az executive assistant munkarendje a vezetők igényeihez igazodik, ezért a munka egy része a rendes munkaidőn kívülre eshet. Hétvégén rendszerint nem dolgozik.

Ez a pozíció nagyfokú rugalmasságot és alkalmazkodó készséget igényel, ugyanis a munkára fordított idő átfedésben lehet a magánéletével. A legjobb teljesítményt nyújtók némi kényelmetlenséget is elfogadnak ezzel kapcsolatban.

Egy executive assistant számára megannyi karrierlehetőség áll rendelkezésre a szakmai fejlődéshez. Az ügyvezetői asszisztensek előreléphetnek növekvő felelősségekkel akár a legfelső vezetők támogatásához. Az utazási koordinációra, eseménytervezésre vagy kommunikáció területére szakosodás lehetőséget teremthet a szakmai tudás fejlesztésére. A továbblépési lehetőségeik kiterjednek a vállalati kommunikációra, PR-ra vagy akár projektmenedzsmentre is. Az ezekhez vezető kulcs a folyamatos tanulásban, a szakmai hálózatépítésben és az új kihívások vállalásában rejlik.

Több előnye is lehet, ha Randstad tanácsadó közreműködésével keres executive assistant állást: 

• Egy az asszisztencia területét jól ismerő tanácsadó támogatja a kiválasztási folyamat során
• Àlláslehetőségek széles skáláját találja honlapunkon
• Aakár határozott akár határozatlan idejű állást keres, segítünk megtalálni azt az állást, ami Önhöz leginkább passzol.

A munkakör minimális követelménye az érettségi  vizsga, de sok munkáltató előnyben részesíti az alapfokú diplomával rendelkező jelölteket. Jó kiindulás lehet az üzleti adminisztráció és a projektmenedzsment területén szerzett diploma, amely felvértezi a szerepkörben való kiemelkedő teljesítményhez szükséges készségekkel.

Mielőtt felsővezető mellé kerülne, széles körű munkatapasztalatra van szüksége. Az adminisztrációs asszisztensi vagy személyi asszisztensi pozícióban végzett munka felkészít a szerepre.

Vezetői asszisztensként elengedhetetlen az időgazdálkodási és szervezési készség. Ezek a készségek lehetővé teszik, hogy a vezetőjét támogassa  a különböző események és utazások megszervezésével. Jó időgazdálkodási készségre van szüksége tehát ahhoz, hogy határidőket tudjon létrehozni és betartani, mérföldköveket tudjon kitűzni és fontossági sorrendet tudjon felállítani a feladatok között.

Vezetői asszisztensként erős szóbeli és írásbeli kommunikációs készségekre van szüksége. Ezek a készségek a dokumentumok lektorálásához és a levelek megírásához is értékesek. A szóbeli kommunikációs készségek elengedhetetlenek a telefonos etiketthez, mivel sok ügyféllel beszél.

Egy vezetői asszisztens munkája dinamikus, rugalmasságot igényel, hogy alkalmazkodni tudjon a különböző helyzetekhez. Néha a szokásos munkaidőn kívül is dolgoznia kell.

Felügyelői szerepet tölt be, ami vezetői készségeket igényel. Képesnek kell lennie arra, hogy inspiráljon és motiváljon egy nagy csoportot egy egységes irány vagy vízió felé. A vállalat képviselőjeként jó interperszonális készségekre van szüksége, hogy megközelíthető legyen a vásárlók számára és tartós kapcsolatokat építsen a vállalkozás nevében.

Az executive assistant egy elfoglalt vezető szeme, füle és keze. Kisebb, időigényes feladatokat lát el, hogy az ideje felszabadításával nagyobb hatékonyságot biztosítson vezetőjének. A feladata, hogy minimálisra csökkentse a vezető körüli zavaró tényezőket.

Az executive assistant három legfontosabb készsége az aktív hallgatás, az írásbeli és a verbális kommunikáció, valamint a szervezettség. Precizitása segít észrevenni az irodájában zajló fejleményeket és megelőzni a félreértéseket a munkatársai között. Jegyzetek készítése, fájlok rendszerezése és a belső vagy külső szakemberekkel való egyeztetés mind szervezettséget igényel.

Habár sok vezető élesen nem különbözteti meg a pozíciót, mégis van valamennyi különbség közöttük. Ahogy a címük is mutatja, a személyi asszisztensek (PA) személyes szinten kínálnak adminisztratív támogatást. Az ügyvezetői asszisztensként (EA) végzett munka a vállalathoz kapcsolódik, szakmailag magasabb szintű és főként irodai környezetben történik, egy üzleti vezetőt támogatva.

Ügyvezetői asszisztensként kezdeni és aztán vezérigazgatóvá válni lehetséges, de nem mindennapos. 

Az executive assistant pozíciója nem korlátoz semmilyen módon. Számos iparág, számos márka és számos város kínál lehetőséget az ügyvezetői asszisztensként való munkára. Lehetősége van bármikor állást vagy akár karriert váltani, vagy készségeit fejleszteni, ha fizetésemelést vagy jobb előmeneteli lehetőségeket keres.

Executive assistant állásra pályázni könnyű: készítse el Randstad-profilját, és válogasson állásajánlataink közül az Ön közelében. Bejelentkezést követően jelentkezzen egy kattintással az Önnek szimpatikus álláslehetőségre a weboldalunkon keresztül!