hogyan tehetjük hatékonyabbá az otthoni munkavégzést?

Hogyan tudunk alkalmazkodni egy olyan határozatlan ideig fennálló szituációhoz, amelyben csak otthonról végezhetjük a munkánkat és a kollégáinkkal is csak virtuálisan tarthatjuk a kapcsolatot? Cikkünkben tanácsokat osztunk meg egy kiegyensúlyozott otthoni munkakörnyezet, produktív napirend létrehozásához.

A home office-ban történő munkavégzés egy sokak számára eddig is elérhető, egyre elterjedtebb lehetőség volt, amely a jelenlegi egészségügyi helyzetben került igazán előtérbe. A kollégák, ügyfelek biztonsága érdekében számos cég kénytelen otthoni munkára átállítani napi működését akár hosszabb időszakra is. Amennyiben munkavállalóként mi is ebbe a helyzetbe kerültünk, nem csak a szakmai és a magánélet egészséges határainak kijelölésére érdemes figyelnünk, lelkesedésünk és motivációnk fenntartása is kiemelten fontos.  

Mit tehetünk annak érdekében, hogy az otthonunk adta kényelmet az előnyünkre fordítsuk a mindennapi munkavégzés során? Az alábbiakban összegyűjtöttünk pár hasznos tanácsot produktivitásunk növeléséhez.

vigyünk rendszert a napjainkba.

Próbáljuk megteremteni a munkába járás - az átállást segítő köztes cselekvések - hangulatát és folyamatát az otthonunkban is, és különítsük el a munkavégzés helyszínét a pihenés, étkezés és alvás színtereitől. Természetesen ez nem  jelenthet minden lakásban egy külön szobát, elég lehet egy erre kijelölt munkaállomás, sarok is, ahová a feladatainkhoz szükséges eszközeinket készítjük elő. Így segíthetjük a munkaállomásunkhoz való megérkezéssel és ennek elhagyásával  a “munka üzemmód” be- és kikapcsolását. Feladataink elvégzésének helyszínét variálhatjuk, ha az segíti inkább energiáink mozgásban tartását, illetve kihasználhatjuk otthonunk egyik legnagyobb előnyét is: privátszféránkban mi választjuk meg a kényelmes testtartást, ülő- vagy fekvőhelyünket, a videóhívásokon kívül nem kell attól tartanunk, hogy esetleg nem tűnünk kellően professzionálisnak kanapéra feltett lábbal például.

Munkakörünktől függően érdemes lehet állandó és pontos határidőket tartanunk akár magunk által kijelölve - kezdve a munkaidő meghatározásával -, hogy ezzel is követhetőbbé tegyük produktivitásunkat. Ha elkerülhető, ne dolgozzunk a megszokott munkaidőnk után, szánjunk időt a pihenésre és a feltöltődésre, ha végeztünk aznapi feladatainkkal. Ha csak nem ez a cégünk kifejezett elvárása, nem feltétlenül szükséges a megszokott munkaidőnket percre pontosan tartanunk, a lényeg, hogy kihasználva az otthoni környezet adta lehetőségeket, a termelékenységünket optimalizáljuk - ezt egyéni szinten más-más módszerek támogathatják. 

Ha több emberrel, családdal élünk együtt, és a gyerekekkel kapcsolatos napi teendők is ránk hárulnak a munka mellett, ezeknek az összehangolása plusz kihívást jelenthet. Ha a gyerekek abban a korban vannak, amikor már el tudunk magyarázni nekik bizonyos szempontokat, időbeosztásra vonatkozó rendszereket, érdemes lehet ezekre következetesen kondicionálni őket is. Ha látják, hogy az otthon tartózkodás ugyanúgy jelent egy betartandó napirendet, mint korábban a fizikailag jobban elkülönülő teendők, akkor ez egyértelműbb viszonyítási pontként szolgálhat számukra. 

Kialakíthatunk egy cégtől független, saját rendszert is teljesítőképességünk mérésére - szabadúszóként lehet, hogy már korábban is alkalmaztunk hasonlót -, készíthetünk listát minden reggel az aznapi teendőkkel vagy egy ingyenes projektmenedzsment-szoftverrel is követhetjük a haladást. Motivációnk fenntartásáért egyéni “jutalmazási rendszerrel” is tehetünk:  egy hatékonyan elvégzett feladat után tarthatunk pár perc rekreációs szünetet az erkélyen, készíthetünk valamilyen egészséges nassolnivalót vagy megnézhetünk egy minket inspiráló rövid videót. Ebédszünetünkbe beiktathatjuk akár az olvasást vagy kedvenc sorozatunk egy rövid epizódjának megnézését - a lényeg, hogy olyan kikapcsolódást válasszunk, amely kellően különbözik a munkában felmerülő feladatoktól, feltölt minket és a pihenésre szánt idő lejártával könnyen ott tudjuk majd hagyni. Igyekezzünk olyan szórakozást választani, ami nyugtató, motiváló hatással van ránk - mivel a mostani időszakban jelentősen több időt töltünk otthon, még inkább fontos, hogy tudatában legyünk a különböző tartalmak érzéseinkre, hangulatunkra gyakorolt hatásának, és ha ez megoldható, ne üljünk egész nap a képernyő előtt. A könyvek, kirakósok, társasjátékok, varrás, festés vagy egyéb otthon elérhető kreatív tevékenységek üdítő változatosságot jelenthetnek a digitális térben eltöltött időhöz képest.

teremtsük meg a koncentráció és komfort feltételeit.

A hatékony munkavégzéshez érdemes olyan környezetet és hangulatot kialakítani, amelyben lendületesen és szívesen dolgozunk. A home office egyik előnye, hogy kihasználhatjuk a lehetőségeket, amelyet az otthonunk nyugalma és kényelme nyújt a feltöltődésre. A rendszeres pihenők alkalmával fontos, hogy megtaláljuk az egyensúlyt a kikapcsolódás és a figyelemelterelő aktivitások között: ha csak pár perces szünetet szeretnénk tartani, ne kezdjünk bele olyan elfoglaltságba, amely valószínűleg ennél több időre kizökkenthet minket munkából. Próbáljunk ilyen szempontból a saját főnökeinkké válni és következetesek maradni - ez külön kihívást jelenthet azoknak, akik amúgy is saját maguk szabják meg feladataik határidejét és most nincsenek körülöttük a kollégák, hogy motiválják őket az időkeretek betartására. Különleges lehetőség viszont azoknak, akik korábban teljesen kimaradtak a home office élményéből, sok mindent megtudhatunk ilyenkor saját teljesítményünk megfelelő menedzsmentjéről.

Ha hozzá vagyunk szokva egy kicsit ingergazdagabb, mozgalmasabb munkakörnyezethez, akkor ezeket az alapingereket otthon is megteremthetjük. A megfelelő háttérzene mellett érdemes kipróbálni a fehérzaj, “ambient” jellegű mixeket, amelyeket kifejezetten munkához vagy tanuláshoz készítenek, ezekből számos hanganyag elérhető a videómegosztó oldalakon is. A kedvenc filmjeink, természeti jelenségeink ihlette audioközeg segíthet a feladatainkra koncentrálásban azáltal, hogy pont annyi ingert biztosít, amely még nem vonja el a figyelmünket, viszont le is köti a szabad kapacitásaink egy részét.

Otthon megtehetjük, hogy rendszeresen nyújtózkodjunk, időnként körbesétáljuk a lakást, vagy tornázzunk egy kicsit, nem kell attól tartanunk, hogy kollégáink előtt esetleg ez nem hat annyira szakmai megnyilvánulásnak. Érdemes naponta időt szánni a lakáson belüli könnyebb mozgásra is akár munka előtt vagy után, ügyelve arra, hogy kerüljük a biztonságunk szempontjából kockázatosabb mozdulatokat. A home office a kényelem mellett arra is lehetőséget biztosít, hogy fokozottan figyeljünk a helyes testtartásra, pihentessük a derekunkat és ha erre van lehetőségünk, csökkentsük az ülőmunka arányát, illetve saját energiáinknak, bioritmusunknak megfelelően alakítsuk napi rutinjainkat.

Egy hosszabb otthon töltött periódus során étkezéseink is kiemelt szerepet kaphatnak, hiszen erre is gondolhatunk egy hétköznapjainkat színesítő programként. Előre megtervezhetjük, hogy melyik nap mit eszünk majd, hogy ezzel is motiváljuk magunkat tevékenységeink variálására, illetve több napra előre is készülhetünk, ha ettől válunk dinamikusabbá a produktivitást igénylő időszakokban. Figyeljünk oda a megfelelő időben való étkezésre is, mert az éhség koncentrációhiányt és ingerültebb reakciókat válthat ki, amit egy zártabb környezetben érdemes lehet még tudatosabban kerülni.

A hatékonyságot segítő munkakörnyezethez a designszempontokra, élettani hatásokra is fordítsunk figyelmet: a megfelelő fényviszonyok, szellőztetés és a bútorok tájolása alapvetően befolyásolhatják a munkakedvünket és koncentrálóképességünket. Idővel kipróbálhatunk újabb és újabb munkaállomásokat a lakáson belül, hogy ezzel is egy kicsit változatosabbá tegyük a hétköznapokat.

ne feledkezzünk meg a szociális életünkről sem.

Bár fizikailag most távolságot kell tartanunk, az otthonlét nem azt jelenti, hogy el kell szigetelnünk magunkat kollégáinktól és jól bevált közös szokásainktól, csak az aktuális lehetőségeinknek megfelelően kell ezeket alakítanunk telefonon vagy virtuálisan. Mivel ismerőseink is hasonló helyzetben töltik majd a következő időszakot, így eleve van egy olyan közös élményünk, amely segít empatizálnunk másokkal és fontos, hogy ezt meg tudjuk osztani egymással. Kapcsolataink fenntartásában amúgy is egyre hangsúlyosabb szerepe volt a virtuális térnek sokak esetében, ezek a csatornák most is a rendelkezésünkre állnak, illetve az is előfordulhat, hogy könnyebben tudunk majd időpontot egyeztetni a hosszabb beszélgetésekre. A kávészünetek és ebédszünetek videóhívás formájában is megtarthatók, illetve számos program behozható a virtuális térbe: online jógával, kvízjátékokkal, de akár filmnézéssel is lehetnek közös élményeink. 

 A hatékony munkavégzés érdekében új rendszereket alakíthatunk ki a közvetlen kollégáinkkal és vezetőnkkel, a megbeszélések gyakoriságát és a feladatok átadását a foglalkozási körünköz igazíthatjuk. A home office nehézsége, hogy nem láthatjuk az asztalunk felett átnézve, mennyire elfoglalt a kollégánk, a gép előtt tartózkodik-e, hány megbeszélése van aznap, ezért fontos, hogy türelmesek legyünk egymással és kommunikációnkban törekedjünk az átláthatóságra, tegyünk fel kérdéseket, kérjünk segítséget, ha szükséges, ne csak feltételezéseinkre hagyatkozzunk. Indíthatunk minden reggelt egy közös videómegbeszéléssel és ugyanígy tehetünk a nap lezárásakor is, ezek keretében egyeztethetjük a napi teendőket és az elvégzett feladatok tapasztalatait. Ahhoz, hogy kollégáink leterheltségét követni tudjuk, érdemes kétfős megbeszéléseket is tartanunk, hiszen nem minden felmerülő kérdés tisztázására alkalmas egy teljes teamet érintő konferenciahívás. Mindennapi kommunikációnknak fontos része a képi információ, így érdemes lehet a számítógépünkön a kamerát is bekapcsolni videóhívás esetén, hogy személyesebbé tegyük a meetingeket, közös beszélgetéseket.

 

A home office-ra való gyors átállás kétségtelenül kihívást jelent - főleg azok számára, akiknek eddig nem volt gyakorlatuk az otthoni munkavégzésben -, így időbe telhet a megfelelő rendszerek kialakítása. Viszont tekinthetünk rá lehetőségként is a szakmai fejlődésre! Ismerkedjünk meg saját produktivitásunk jellemzőivel és igyekezzünk kihasználni a privát környezet adta előnyöket: a bizonyos mértékű rugalmasság, otthoni komfort és az utazási idő megspórolása hozzájárulhat a munka és a magánélet egyensúlyához és önállóbbá tehet minket munkavállalóként is.

tudjon meg még több érdekességet a munka világáról a Randstad karrieroldalon!