így tehetjük eredményessé a digitális meetingeket.

Bár a digitális kommunikációra történő átállás elsőre kihívásnak tűnhet, a rugalmas munkavégzés elterjedésével fontos, hogy megismerkedjünk előnyeivel, megfelelő alkalmazásával, így magabiztosabban tudunk majd teljesíteni virtuális környezetben is. 

Időnként vagy bizonyos esetekben kizárólag online kommunikálni a munkatársainkkal sokak számára tűnhet bonyolultabbnak, kényelmetlennek vagy akár személytelennek is. Érdemes eltekintenünk azonban a kommunikációs csatornával kapcsolatos esetleges előzetes feltételezéseinktől, mert ennek a közvetítő közegnek is megvannak a komfortot, koncentrálóképességet támogató előnyei - nem véletlenül alkalmazza ezeket a módszereket sok vállalat függetlenül a jelenlegi egészségügyi helyzettől. 

A virtuális megbeszélések során kihívást jelenthet, hogy nem tapasztaljuk közvetlenül egymás jelenlétét, amely hatással van beszélgetésünk ritmusára, üzenetünk megértésére és feldolgozására, illetve technikai problémák is felléphetnek. Készüljünk fel rá, hogy a következő hónapokban sokszor fogjuk hallani a “Most hallotok?” / “Ezt most nem értettem.” / “Megpróbálok újra belépni.” típusú kommenteket. Alkalmazkodva viszont ezekhez a körülményekhez, hatékonyan fejleszthetjük mindennapi kommunikációs stílusunkat - és nem csak digitális közegben: az érthetőségre, tömörségre való törekvés, a feladatra való fókuszálás, időhatékonyság, illetve a fokozott figyelem (hiszen nem fordulhatunk minden kérdésünkkel a mellettünk ülőhöz) a személyes jelenléttel történő megbeszélések során is értéket jelentenek. Digitális kontextusban még inkább motiváltak leszünk arra, hogy strukturáljuk gondolatainkat és mondanivalónkat is, érdemes ennek előnyeit munkahelyi kommunikációnk teljes spektrumán hasznosítani. 

Hogyan tehetjük gördülékenyebbé az online meetingeket? Tippjeink segítségével könnyebben összerázhatjuk a csapatot!

tartsunk rendszeres megbeszéléseket a megfelelő platformokon.

Ahhoz, hogy áthidaljuk a távolságot a munkatársainkkal és kihozzuk a maximumot az otthoni munkából, módszereket és technikai lehetőségeket tekintve is érdemes kreatívnak lennünk, hogy kihasználjuk a digitalizáció adta lehetőségeket. Legyen szó akár szűk körű vagy teljes csapatot érintő megbeszélésekről, az olyan platformok, mint a Zoom, a Skype, a FaceTime, illetve a Google Hangouts kiváló lehetőséget biztosítanak az interakcióra hívások, videóhívások formájában. A szoftvert aszerint érdemes kiválasztani, hogy mely funkciókra van éppen szükségünk, a videóhívás során hosszú távú otthoni munka esetén óriási segítség lehet a képernyőmegosztás lehetősége, amellyel a fizikai jelenlétből adódó könnyű szemléltetést  tudjuk “kiváltani”: szavaink mellett élőben meg tudjuk mutatni, hogy mire gondolunk. Fontos szempont továbbá a szenzitív céges adatok védelme - ha nincs központi vállalati irányelv az alkalmazandó csatornákra vonatkozóan, érdemes utánajárni a platformokkal kapcsolatos esetleges kockázatoknak.

A közös távoli munka támogatásához érdemes kialakítanunk a meetingek kapcsán is egy rendszert, ez jelenthet fix időpontokat naponta vagy egy viszonyítási pontként szolgáló “protokollt”, amellyel biztosítjuk a megfelelő időben való tájékoztatást. Ez biztos pontot jelenthet a kollégáknak, hiszen így garantáltan lehetőségük nyílik feltenni a kérdéseiket és minden olyan aktuális témára sor kerül, amelyek miatt külön nem indítanánk egy megbeszélést. Emellett pedig segíti a csapatszellem és a közösség érzetének fenntartását, a rendszeres visszacsatolások fontosak a motiváció szinten tartásához.

strukturáljuk a megbeszéléseket.

Ha standard időkereteket és hasonló felépítést alkalmazunk meetingjeink során, akkor egyértelműbbé válhat kollégáink számára, hogy mikor érdemes hozzászólniuk a témához, mikor tudják a kérdéseiket feltenni. Kezdhetünk a megbeszélés tematikájának ismertetésével, majd egy többeket érintő egyeztetés esetében kialakíthatunk felszólalási sorrendet, így mindenki számíthat arra, hogy lesz ideje ismertetni saját álláspontját. Minél többen vesznek részt egy megbeszélésen, annál fontosabb, hogy a dialógusoknak legyen egyfajta logikája, kisebb vagy nagyobb csoportok esetében is lehet egy vezetője a meetingnek, aki biztosítja, hogy minden napirendi pontra sor kerüljön és akár szót is adhat a résztvevőknek. 

A struktúra mellett a technikai beállításokra is fordítsunk figyelmet: ha nem kell hozzászólnunk, kapcsoljuk ki a mikrofonunkat, mert a háttérzajok zavarhatják a többieket. Ha nem reprezentatív a környezetünk, kikapcsolhatjuk a kamerát is, amennyiben nem igényli tőlünk a helyzet kifejezetten a kép használatát.  Személyesebb jellegéből adódóan viszont sokan preferálják a vidóeóhívást a szimpla hívással szemben, a nonverbális reakciók jelentősége is indokolhatja ezt a metódust. A csak hanggal történő kommunikációra a legtöbben gyerekkorunk óta kondicionálva vagyunk a telefonálással, viszont a digitális meetingben kevésbé gyakorlottak számára először kihívást jelenthet az “állandó megfigyeltség” érzése egy videóhívás során. Könnyen elfeledkezhetünk erről, ha képernyőnkön csak a kollégáinkról készült felvétel látszik nagyban, érdemes időnként a saját képünkre kattintva meggyőződnünk róla, hogy még mindig megfelelő szögben látszunk-e és arckifejezésünk milyen érzésekről, figyelemszintről árulkodik.

használjuk a virtuális közeget priorizálásra.

A munkahelyen tartózkodás hatékonyság szempontjából egyik legnagyobb “veszélye”, hogy sokszor túlságosan is elérhetőnek tűnhetünk. Ha nincs saját irodánk vagy nem vagyunk olyan beosztásban, amit a kollégák jellemzően az elfoglaltság magas fokával azonosítanak - és így kifejezetten ügyelnek az időnk tiszteletben tartására -, könnyen megbeszélések maratonjain találhatjuk magunkat. Természetesen fontos egyeztetni és megfelelő időben reagálni a felmerülő kérdésekre, de önállóan végzett feladataink ilyenkor sokszor háttérbe szorulnak. A virtuális tér “közénk ékelődése” segítségünkre lehet határaink kijelölésében, alakítsuk úgy a megbeszéléséket, hogy tényleg érdemi haladást érjünk el általuk, tartsuk be a rájuk szánt időkeretet és fókuszáljunk az aktuális témára. Ha megoldható, kerüljük az időpontok tologatását és használjuk ki az ideális esetben nyugalmasabb környezetet az elmélyülést igénylő feladatok elvégzésére.

legyünk pontosak és megbízhatók.

Ha megoldható, inkább pár perccel hamarabb kapcsolódjunk be a hívásba, ezzel is jelezve, hogy bár fizikailag távol vagyunk, ugyanolyan lendülettel és felkészülten vetjük bele magunkat a munkába. Így egyrészt meggyőződhetünk arról, hogy technikailag minden rendben van, megfelelők-e a fényviszonyok, illetve mennyit és mit mutat a rólunk készülő felvétel, másrészt a feladatok átbeszélése előtt lehetőségünk nyílik beszélgetni és üdvözölni egymást, így sokkal oldottabban vághatunk bele az egyeztetésbe. 

Digitális jelenlétünk alakításakor különösen érdemes ügyelnünk minden olyan tényezőre, amely hathat munkánk megítélésére. A rendszeres személyes találkozás hiányában virtuális megnyilvánulásaink felértékelődnek, hiszen ezek tudnak kommunikálni elvégzett feladatainkról. Elektronikus kommunikációnkban is ügyeljünk a munkával kapcsolatos pozitív attitűdre, erőfeszítéseink láthatóvá tételére és a megbízhatóságunkat hangsúlyozó gesztusokra.

szokjunk hozzá a lassabb reakciókhoz.

Ötleteink virtuális prezentálása mindenki számára kihívást jelent, hiszen nem feltétlenül vagyunk hozzászokva ahhoz, hogy nem látjuk a kollégáink, partnereink azonnali reakcióját élőben és nem tudjuk felmérni, hogy valóban lekötjük-e a figyelmüket. Mivel a hang és kép gyakran késleltetett, minőségük változó, kollégáink akár kerülhetik is a prezentációba való beleszólást, hogy ne állítsák meg a gondolatmenetet. Ezért érdemes lehet szüneteket tartva gyakrabban visszajelzést kérni tőlük, és igyekezzünk minél interaktívabbá tenni számukra az előadásunkat. Számos alkalmazásnak van már például szavazó vagy kérdőív funkciója, a videóhívás kommentszekciójában kérhetünk kérdéseket is. Ezeket bevetve meggyőződhetünk arról, hogy a hallgatóságunkban valóban rögzült a mondanivalónk, és végig éberek voltak a prezentációnk alatt.

törekedjünk az átláthatóságra.

Mind kommunikációnkban, mind a projektek szervezésében fontos szempont, hogy a személyes jelenlétből adódó jelzéseket digitális térben is pótolni tudjuk. Fordítsunk kiemelt figyelmet feladataink vezetésére és a kivitelezésükről való tájékoztatásra. Ha jellemzően sok megbeszélésünk van egy nap, akkor érdemes lehet naptárunkban kollégáink számára is láthatóan vezetni, hogy mikor vagyunk elérhetők, mikor tartózkodunk a gép előtt. Ezzel kiválthatjuk a munkahelyünkön könnyen megvalósítható pár szavas egyeztetéseket, vagy a másik asztalához tekintést.

segítsük a másikat, legyünk proaktívak.

A fizikai távolság miatt kiemelten fontos, hogy a munkatársaink aktívan jelen legyenek a megbeszéléseken és törekedjünk a minél átláthatóbb kommunikációra. Győződjünk meg arról, hogy mindenki elmondhatta, amit szeretett volna és mindenki számára egyértelmű, hogy mi a feladata, így elkerülhetjük a félreértéseket és a csúszásokat a határidőkkel. 

Amennyiben a távmunka újdonság a cég életében vagy egy naponta változó gazdasági közeghez kell alkalmazkodnunk vállalatként, lássuk be ennek az esetleges nehézségeit és legyünk türelemmel az átállás időszakában. A feladatok kiosztása előtt érdemes megbizonyosodnunk arról is, hogy minden kollégának megvan a megfelelő jogosultsága, hozzáférése az adott felületekhez, ezzel is csökkentve az egyeztető köröket.

őrizzük meg a pozitivitásunkat.

Törődjünk egymás mentális jóllétével és ismerjük fel, ha egy kollégánk stresszesnek, túlterheltnek vagy frusztráltnak tűnik. A digitális közegből adódóan ennek jelei nem feltétlenül látszanak azonnal vagy annyira egyértelműen, mint amikor valakit naponta látunk az irodában, így érdemes erre külön odafigyelni. Hosszabb távú otthonról végzett munka esetében egy bizonyos típusú monotonitással ugyanúgy számolnunk kell, mint amikor minden nap be kell járnunk a munkahelyünkre - a kiszámíthatóságot segítő állandó rendszerek mellett próbáljuk színesíteni is a munkafolyamatokat. 

A praktikus szempontok mellett érdemes lehet fórumot biztosítani a virtuális kapcsolattartásra is (akár ebéd-, kávészünet keretében), a megbeszélésekhez alkalmazott szoftvert ehhez is bevethetjük vagy a változatosság kedvéért más digitális platformot is használhatunk. A távmunka előnye lehet hatékonyság szempontjából a feladatokra fókuszáló, tömörségre törekvő kommunikáció, de ne feledkezzünk meg azokról a tényezőkről sem, amelyek miatt szeretünk bejárni a munkahelyünkre! A hobbikat, szabadidőt érintő beszélgetések, feladatainkkal kapcsolatos nehézségek megosztása, nevetések és közös ebédek ugyanúgy fontos részei a jó hangulat fenntartásának és virtuálisan is teret biztosíthatunk ezeknek. Fordíthatunk időt online akár a közös testmozgásra, játékokra is, ha a kollégáknak igénye van erre.

 

tudjon meg még több érdekességet a munka világáról a Randstad karrieroldalon!