Elon Musk szerint a folyamatos meetingelések könnyen romba dönthetnek egy céget, ezért csak akkor szervezzünk megbeszélést, ha valóban fontos kérdésekről van szó!
A magyar cégeknél is gyakran előfordul, hogy egy meeting parttalan beszélgetéssé alakul ahelyett, hogy előrelendítené a cég fejlődését. Ezért megbeszélések előtt gyűjtsünk minél több információt, és tartsuk be az időlimitet! Legyünk nyitottak és problémacentrikusak, ne féljünk hangot adni a véleményünknek egy értekezleten! Összegyűjtöttük azokat a fogásokat és legjobb gyakorlatokat, amikkel hozzájárulhatunk a meeting eredményességéhez!
készüljünk fel a meetingre, és figyeljünk az időkeretre!
Enélkül ugyanis egy végtelen beszélgetésre számíthatunk, amelyek nem biztos, hogy tanulsága és haszna is lesz. Akárcsak az élet többi területén, a meeting esetében is érdemes felkészülnünk az előttünk álló kihívásokra, mert csak így számíthatunk komoly eredményekre. Ha ennyire tudatosan állunk a meetinghez, akkor jóval kevesebb az esély arra, hogy elkalandozzunk a legfontosabb témáktól, és lényegre törően, határozottan foglaljunk állást ezekben.
Meeting előtt derítsük ki, hogy pontosan milyen témák merülhetnek fel az előttünk álló megbeszélésen, és arról is érdeklődjünk, kik lesznek az egyes témák felszólalói. Tisztában kell lennünk a meeting céljának rövid leírásával, és minél jobban érdemes elmélyülnünk a háttérinformációkban, mert így sokkal pontosabban és hatékonyabban tudunk majd hozzászólni a felmerülő kérdésekhez.
Csak akkor tudunk megoldásokat találni, ha pontosan tudjuk, mire keresünk válaszokat egy meetingen. Mi a meeting fő kérdése? Új ötleteket akarunk találni egy problémára? Döntést szeretnénk hozni egy régóta húzódó témában, esetleg valami teljesen másról van szó? Ha nem tudjuk, mit szeretnénk elérni a meetinggel, akkor az eredmény is a zéró felé közelít majd. Alakuljon ki a fejünkben egy vagy több konkrét cél, és egy világos napirend arról, kinek mikor kell felszólalnia az érintett területekről, mert csak így lesz egy célorientált, stratégiailag is gyümölcsöző megbeszélésünk! Legalább ilyen fontos, hogy tartsuk be az időkeretet és ne nyújtsuk még hosszabbra a meetinget késésekkel! Gondoljunk bele, milyen kellemetlen, ha egy cég működését érintő lényeges kérdésben a többiek nem tudnak haladni a késésünk miatt, és fél órás csúszásokkal kell számolniuk. Azzal is az őrületbe kergethetjük a munkatársainkat, ha késünk, és a hanyagságunk miatt újra meg kell vitatni a meeting fontos pontjait. A megbeszélés tervezésekor pedig a szünetekről se feledkezzünk el!
jelenlét, nyitottság, problémacentrikusság
Ne csak fizikailag, hanem mentálisan is legyünk jelen a megbeszélésen!
Koncentráljuk figyelmünket a szakmai témákra, és ne törődjünk azokkal a beszélgetésekkel, amelyek inkább elterelik a figyelmet a fontos kérdésekről, mert ezek csak rabolják az időnket. De semmiképp ne szakítsuk félbe a kollégáinkat beszéd közben, adjuk meg nekik azt a tiszteletet, amit mi is elvárunk tőlük!
A másik fontos szempont, hogy nyitottá kell válnunk a különböző szakterületek képviselőinek a véleményére, hiszen rengeteget tanulhatunk a tőlünk eltérő gondolkodásmódból. Tisztelnünk kell mások véleményét és észjárását, mert lehet, hogy rábukkanunk egy gondolatébresztő felvetésre, ami később a meeting legfontosabb észrevételének bizonyul!
Ha nem értünk egyet valakivel, akkor az ötletét kritizáljuk, ne az adott kolléga személyiségét! Az ilyen ítélkezés és vádaskodás nem a probléma megoldása felé visz, sőt egyre jobban eltávolít attól. Törekednünk kell arra, hogy a meetingen minél konstruktívabb és őszintébb beszélgetések szülessenek a napirendi pontokról, mert ez kell ahhoz, hogy megoldódjanak a vállalat legösszetettebb kihívásai.
a felszólalás a cég fejlődésének kulcsa
A stratégiát érintő meeting lényege a fejlődés gondolata, hiszen a hasznos észrevételek friss nézőpontot jelentenek a vezetők számára, és új lendületet adhatnak a vállalatnak.
Ehhez persze az kell, hogy legyen megalapozott szakmai véleményünk a meeting témájáról, és hangot is tudjunk adni az elképzelésünknek. Ha felmerül bennünk egy előrevivő ötlet, akkor ne kételkedjünk a képességeinkben, és ha a helyzet engedi, bátran osszuk meg azt a kollégáinkkal! Fontos, hogy egy sok résztvevőt felvonultató meetingen is legyen önbizalmunk, és szükség esetén kritikát tudjunk megfogalmazni akár a nálunk magasabb pozícióban lévők elgondolásával kapcsolatban is, és ezt a szituációtól függően megfelelően tudjuk kommunikálni.
A fejlődéshez persze az is nélkülözhetetlen, hogy rögzítsük a legfontosabb gondolatokat, és megosszuk ezeket a tanulságokat a kollégáinkkal, mert ez újabb nagyszerű ötletek kiindulópontja lehet.