HR stratégiák rendkívüli üzleti helyzetekre.

A szervezetek a világ minden táján igyekeznek a jelenlegi egészségügyi helyzet által előidézett új helyzetekhez alkalmazkodni, és ezen folyamat során a HR feladata, hogy segítse az embereket egészségesen, pozitívan és produktívan végezni a szakmai feladataikat – történjen ez otthonról vagy visszatérve a munkahelyükre. 

Az alábbiakban sorra vesszük a munkaerővel kapcsolatos négy legjelentősebb kihívást, amelyekkel a vállalatok nagy valószínűséggel szembesülnek majd az „új valósághoz” történő adaptáció kapcsán, valamint gyakorlati útmutatást is nyújtunk a hatékony kezelésükhöz.

1. Fokozódó munkáltatói felelősség

Számos vállalatnál már a 2020. tavaszi szigorítások feloldása óta a munkahelyről történik a munkavégzés, van ahol még csak nyáron fontolgatták a visszatérés lehetőségét, vagy épp most vetették el az ötletet az aktuális egészségügyi adatok ismeretében. Az elmúlt félévben egy folyamatosan változó gazdasági környezethez kellett alkalmazkodnunk mentálisan és életmódunkat tekintve, és ez a tendencia folytatódni látszik a következő időszakban is – érdemes tehát a lehetőségeinkhez mérten felkészülnünk a különböző, munkavégzésünket közvetlenül érintő szcenáriókra. Attól függően, hogy milyen munkakörről van szó, természetesen más-más a mozgástér a keretek kijelölésében – csak a nagyrészt digitalizált, távolról is végezhető feladatok esetében adott például az otthoni munkavégzés lehetősége.

A COVID-19 nem csak egészségügyi válságot jelent, így ennek megfelelően a munkaadók és a HR munkatársak elsődleges feladata a hatékony munkavégzés biztosítása és a potenciális gazdasági nehézségek áthidalása: olyan otthoni munkavégzést vagy munkahelyre való visszatérést támogató tervek, hosszabb távra kialakított rugalmas rendszerek kidolgozása, amelyek lehetővé teszik az emberek számára feladataik lehető legbiztonságosabb elvégzését.

egészségügyi és biztonsági ajánlásaink.

A vállalatok számára előírt, jelen helyzetre vonatkozó működési irányelvek és protokollok országonként, valamint ipar- és üzletáganként egyaránt változhatnak, így minden cég esetében létfontosságú az aktuális kormányzati információk ismerete. Az ipartestületek, szakszervezetek és az egészségügyi hatóságok továbbá szintén hasznos útmutatást nyújthatnak az előírt biztonsági intézkedések és szabályozások tekintetében.

Mivel a következő időszakban többször is előfordulhat, hogy az otthoni és az irodai, helyszíni munkavégzés időszakai váltják majd egymást, így a közös terekben való tartózkodásra is érdemes tudatosan felkészülni.  A Randstad több vezető HR-szolgáltatóval közösen gazdag forrásanyagot állított össze arra vonatkozóan, hogy miként lehet a biztonságot szem előtt tartva visszatérni a munkahelyre az aktuális körülményeknek megfelelően. Az egészségügyi és biztonsági előírások leghatékonyabb alkalmazására vonatkozó útmutató felvázol bizonyos lépéseket és megoldásokat, amelyeket a lehetőségekhez, egyéni adottságokhoz mérten érdemes lehet – vagy bizonyos esetekben mindenképp szükséges – foganatosítani a munkavállalók biztonságának fenntartása érdekében:

• az ebédidő és szünetek beosztása a csoportosulás elkerülése, valamint a fizikai távolságtartás megkönnyítése érdekében
  
  
• személyes védőfelszerelés biztosítása
  
  
• térelválasztók kihelyezése az ebédlőkben és egyéb közös helyiségekben
  
  
• irodák és asztalok átrendezése nagyobb terek létrehozása céljából
  
  
• szellőzőrendszerek és szűrőberendezések ellenőrzése a levegő tisztán tartása érdekében
  
  
• alaposabb takarítási és fertőtlenítési folyamatok bevezetése
  
  

A Randstadnál több meghatározó piaci szereplővel is együttműködve dolgoztunk ki olyan komplex tájékoztató anyagokat, amelyek iparági gyakorlatokkal, konkrét példákkal igyekeznek segíteni a vállalatok alkalmazkodását az új mindennapokhoz.

A HR egyik legfontosabb felelőssége jelen pillanatban a munkavállalókkal való kapcsolattartás, valamint a lehető legtöbb személyre szabott információval és támogatással való ellátásuk. Sokan lehetnek, akik miután hosszabb időn keresztül távmunkában, vagy egyáltalán nem dolgoztak, fenntartásokkal élnek a munkahelyre való akár többszöri visszatéréssel kapcsolatban, ők pedig elsősorban a HR vezetőkhöz fordulnak majd tanácsért és megerősítésért.

2. Kapacitásmenedzsment

A COVID-19 világszerte súlyos csapást mért a vállalatok pénzügyi helyzetére, és számos cég szélsőségesen rövid idő alatt tapasztalta meg a bevételi forrásai elapadását. Ennek az egyik sajnálatos, viszont sokszor elkerülhetetlen következménye a megnövekedett munkaerő-elbocsátás, mivel a helyzetet átvészelni igyekvő cégek csökkenteni próbálják a kiadásokat.

Ahogy a munkáltatók fokozatosan átállnak a COVID-19 által eredményezett új alaphelyzetre, az egyik legkiemelkedőbb HR kihívás, amivel szembesülhetnek, a sokszor ingadozó munkaerő-kapacitás igény kezelése, illetve az ehhez kapcsolódó munkáltatói márkaépítést érintő feladatok megoldása. A nehezen tervezhető időszakokra érdemes különböző foglalkoztatási megoldásokat kidolgozni, amelyek a lehetséges szcenáriókra készítik fel a vállalatot, rugalmas rendszereket kialakítva.

3. Az üzleti és biztonsági szempontok összeegyeztetése

Egyes vállalatok sajnálatos módon rákényszerültek, hogy embereket bocsássanak el az utóbbi hónapokban, míg más szervezeteknek hatalmas átszervezéseket kellett eszközölnie mind a működés, mind pedig a munkamódszerek tekintetében. A pandémia miatt kötelezővé vált fizikai távolságtartás miatt az egyik legjelentősebb változás a távmunkára való átállás volt sok cég életében. Mit tehet a HR, amikor a vállalat azzal szembesül, hogy a munkaerő jelentős része kifejezetten örül az otthoni munkavégzés lehetőségének, vagy akár tartózkodik a munkahelyre való visszatéréstől?

A hosszabb ideig távmunkával való működés vállalatra gyakorolt hatása természetesen nagyban függ a cég egyéni jellemzőitől, mint például a foglalkozási körtől, a szervezet méretétől vagy a különböző divíziók folyamatainak jellegétől. Van, ahol a személyes kontakt minimális szintje fontos  a csapatszellem, motiváció fenntartásához, az elköteleződés támogatásához és az innováció igénye miatt, máshol a fizikai távolság alapvetően is része a vállalati működésnek, emiatt kialakultak digitalizált módszerek ennek kezelésére. A lényeg, hogy igyekezzünk megtalálni az egyensúlyt a vállalat sikerét, helytállását elősegítő lépések és a biztonsági szempontok között, ennek megfelelően ésszerű rendszereket hozzunk létre, amihez fontos, hogy ismerjük a munkavállalók igényeit.

Egyes iparágakban viszont – mint például a gyártás és építkezés – a távmunka egész egyszerűen nem lehetséges, vagy nem fenntartható. Ha mindenképp szükséges a munkahelyen a fizikai jelenlét, de úgy tűnik, hogy a dolgozók ódzkodnak ettől, akkor érdemes időt szánni a személyre szabott kommunikációra, és meghallgatni az aggályaikat. A munkahelyen való tartózkodással járó egészségügyi kockázatok miatt aggódókat megnyugtathatja, ha megismerik az alkalmazottak védelme érdekében bevezetett gyakorlatokat és óvintézkedéseket, rendszeresen tájékoztatva vannak az őket érintő kérdésekről. Fontos olyan irányelveket kialakítani, amelyek a vállalat fő prioritásaként a dolgozói jóllétre fektetnek hangsúlyt, továbbá ezeknek elérhetőnek kell lennie az összes alkalmazott számára.

Mások azért vonakodhatnak a vissza-visszatéréstől (vagy  lehet ez számukra nehezen kivitelezhető), mert otthon gondoskodniuk kell valakiről, vagy akár önkéntesen is a fizikai távolságtartást választanák hosszabb távon. Amennyiben ez a vállalat számára megoldható, érdemes rugalmas, építő jellegű megoldást kialakítani, amely lehetővé teszi a cég számára a szükséges erőforráshoz való hozzáférést a munka elvégzéséhez, de a munkavállalók számára is biztosítja a lehetőséget, hogy a saját ütemükben legyenek jelen a közös terekben. 

A rugalmas foglalkoztatási megoldások felbecsülhetetlen értéket jelenthetnek a mostanihoz hasonló, bizonytalan időszakokban. Egy toborzással foglalkozó professzionális vállalati partner segíthet gyorsan, és maximális költséghatékonysággal hozzáférni a megfelelő munkaerőhöz, amelyre rövid távon szükség van.

4. Költségnyomás

A jelenlegi egyedülállóan nehéz helyzet átvészeléséért keményen küzdő cégek jelentős része a kiadások csökkentését tekinti az első számú prioritásának. Most, hogy rengeteg vállalat bevételi lehetőségei jelentősen korlátozódtak, a haszonkulcs pedig sokszor csökken, a kiadások hatékony kezelése fontosabb, mint bármikor.

HR szempontból számos lépést tehetünk munkáltatóként a költségek visszaszorítása érdekében. Az egyik megfontolandó lehetőség a folyamatautomatizálás, ami segíthet az emberi erőforrás alkalmazásának optimalizálásában, miközben növeli a folyamatok pontosságát és gyorsaságát, a hibajavítás idő- és költségbeli hatását pedig csökkenti.

Mindemellett hasznosnak bizonyulhat a toborzási folyamatokkal kapcsolatos költségek átgondolása is. Ha állandó munkavállalókat keres a munkáltató, akkor egy munkaerő-közvetítő partner segíthet elérni, hogy a folyamat költségei valóban megtérüljenek: ilyenkor különösen fontos, hogy a vállalat megtalálja a megfelelő munkaerőt. Ha nincs arra lehetőség, hogy a dolgozót az állandó állomány részeként foglalkoztassa a cég, akkor a munkaerő-kölcsönzés is szóba jöhet megoldásként fizikai és szellemi pozíciókban egyaránt. 

A modern munkaadók szerencsére könnyen hozzáférnek a rugalmas munkaerőhöz is, ami egyúttal sokkal szélesebb körben elérhető, és „ütőképesebb” is, mint korábban bármikor. Az Egyesült Államokban dolgozó szabadúszók száma például az előző évi 59,7-ről 2019-re elérte a 62,2 milliót, 2028-ra pedig várhatóan túl fogja lépni a 90 milliós küszöböt. A becslések szerint a „gig economyban” résztvevő amerikai dolgozók aránya már 2020-ban elérheti a 43%-ot.

A szakértő szabadúszók és a rugalmas foglalkoztatás értékes források lehetnek az olyan képességek szempontjából, amelyeket nehezebb megtalálni a munkaerőpiaci fősodorban. Gyorsan bevonhatók, és egészen addig tarthat az együttműködés, amíg a vállalatnak szüksége van ezekre az erőforrásokra. A munkaerő ezen szegmensének követése pedig megkönnyíthető egy kifejezetten ezt a célt szolgáló szabadúszó menedzsment rendszer segítségével. Emellett létszámstop esetében megfontolandó lehet a cégen belüli mobilitásban rejlő lehetőségek kiaknázása is.

A reakciókészség és rugalmasság számos vállalkozás számára lehet majd kulcsfontosságú tényező a következő időszakban való helytálláshoz, főleg azoknak, amelyeknek sürgősen szükségük van új kompetenciákra, és a HR-folyamataik újraszervezésének jelentőségét is felismerték. A foglalkoztatás- és a munkaerő-menedzsment hatékony kézben tartása lehet a COVID-19 utáni időszak sikerességének egyik záloga.