kötelezettségszegési-bejelentési eljárás.

1. cél

A kiválóságot globálisan előtérbe helyező nemzetközi szervezetként a Randstad Csoport minden tagvállalatától és munkatársától – beleértve az igazgatókat és tisztségviselőket is – elvárja, hogy mindenkor az alapértékeinknek és Üzleti Alapelveinknek megfelelő magatartást tanúsítson. Ez felelősségteljes, feddhetetlen és a Randstad szabályzatainak, eljárásainak, valamint az alkalmazandó jogszabályoknak és előírásoknak megfelelő magatartást jelent. Elvárjuk munkatársainktól, hogy a következő alapértékeinkben megjelenő magas normák megvalósításával járuljanak hozzá a Randstad kiváló hírnevéhez: ismerni, szolgálni, bízni, az érdekek egyidejű előmozdítása és tökéletességre törekvés. 

A Randstad támogatja a nyitottság és számonkérhetőség kultúráját és minden érintettet arra ösztönöz, hogy jelentse azokat az eseteket, amikor a tanúsított magatartás nem éri el az alapvető értékeink és/vagy az Üzleti Alapelvek által meghatározott színvonalat.

Ezeket a bejelentéseket a kötelezettségszegés-jelentési eljárás (Misconduct Reporting Procedure) szerint kell megtenni.

2. eljárásunk

2.1 bevezetés

A (feltételezett) kötelezettségszegés Randstad Csoporton belüli bejelentésének megkönnyítése érdekében létrehoztunk kifejezetten erre a célra szolgáló csatornákat, amelyeken az érintettek hangot adhatnak aggályaiknak – akár a helyi vállalatnál kialakított bejelentési mechanizmusok, akár (súlyos kötelezettségszegés esetén) a Randstad Csoport feddhetetlenségi vonalának igénybevételével (lásd az alábbi 2.3. bekezdést).

A hivatalos eljárásnak megfelelően közölt észrevételeket bizalmasan kezeljük (kivéve, ha megfelelő kivizsgálás (amelyben adott esetben a vádlott védekezési joga is felmerül) és adott esetben megfelelő intézkedés szükséges), annak garantálása mellett, hogy a jóhiszeműen bejelentő munkatársat semmilyen megtorlás sem éri.

A ​feddhetetlenségi vonal akkor használható esetbejelentésre, ha észszerűen gyanítható vagy bizonyított, hogy súlyos kötelezettségszegés történt a Randstad Csoporton belül vagy vele összefüggésben.  Ez különösen a következő súlyos esetekre terjed ki:

• az emberi jogokkal összefüggő elvek megsértése;
• egészség- és munkavédelmi mulasztások;
• a Randstad Üzleti Alapelveinek megsértése;
• a Randstad szabályzatainak vagy eljárásainak (pl. versenyellenes gyakorlat, hátrányos megkülönböztetés, zaklatás, vesztegetés, csalás);
• bűncselekmények;
• jogszabályi vagy előírási kötelezettség betartásának elmulasztása (beleértve a helytelen pénzügyi és számviteli gyakorlatokat);
• személyes visszaélés vagy tiszteletlen viselkedés.

A Randstad N.V. Igazgatósága általánosan felel a kötelezettségszegés-jelentési eljárásért és alkalmazásáért. A Randstad Csoportba tartozó egyes vállalatok vezetősége köteles gondoskodni a jelen kötelezettségszegés-jelentési eljárás bevezetéséről a saját szervezetükben.

2.2 fogalommeghatározások

A Randstad Group​ a Randstad N.V-t és/vagy bármely leányvállalatát jelenti.

A panasztevő az a személy, aki a Randstad Csoporton belül vagy kívül – jóhiszeműen és a potenciális kötelezettségszegést tekintve észszerű gyanúra alapozottan és/vagy bizonyíték birtokában – jelentést (panaszt vagy aggályt) tesz a Randstad Csoporton belüli vagy vele összefüggő kötelezettségszegésről.

Üzleti Alapelvek: lásd https://www.randstad.com/about-randstad/corporate-governance/business-principles/  

A feddhetetlenségi vonal egy bejelentési eszköz, amely helyi telefonszámról ingyenesen, a nap 24 órájában igénybe vehető telefonos forródrótból és független külső szolgáltató által üzemeltetett biztonságos weboldalból áll.

A helyi feddhetetlenségi megbízott az a személy vagy funkció, aki vagy amely gondoskodik a feddhetetlenségi vonalon bejelentett összes eset jogszerű, időszerű és az összes érintett jogait maradéktalanul tiszteletben tartó kivizsgálásáról és kezeléséről. Minden országnak, illetve a Randstad Csoport összes vállalatának (beleértve a Randstad N.V-t is) saját helyi feddhetetlenségi megbízottja van. A helyi feddhetetlenségi megbízott – az érintett ügyvezető igazgató és a központi feddhetetlenségi megbízott megítélése szerint – a Randstad munkatársa vagy külső fél.

A központi feddhetetlenségi megbízott az a személy, akit a Randstad N.V. Igazgatósága nevez ki a jelen eljárás szerinti feddhetetlenségi ügyek koordinálására és az Igazgatóság rendszeres tájékoztatására – illetve a Felügyelő Bizottság Audit bizottságának címzett éves jelentés elkészítésére – a feddhetetlenségi vonalon vagy közvetlenül a központi feddhetetlenségi megbízottnak bejelentett ügyek vonatkozásában. A központi feddhetetlenségi megbízott ezenfelül a Randstad Csoportba tartozó bármely vállalat vezetősége egy vagy több tagjának gyanított kötelezettségszegésére vonatkozó, jelen eljárás szerinti bejelentés központi felülvizsgálatáról is gondoskodik.

2.3 bejelentés

Aki kötelezettségszegésre észszerűen gyanakszik vagy ilyennek tanúja, köteles azt bejelenteni. Az érintetteket arra ösztönözzük, hogy először a rendes (helyi) jelentési csatornán keresztül – a helyi vezetőkkel vagy a rendszeresített helyi kapcsolattartóval, pl. HR, jogi osztállyal, kijelölt bizalmikkal, panaszkezelőkkel, kockázatkezelő és ellenőrző részleggel stb. – osszák meg aggályukat. A vezetőség tájékoztatása általában a leggyorsabb és előnyben részesített csatorna, valamint így lehet a legjobban gondoskodni a megfelelő és nyílt munkahelyi környezetről az egész Randstad Csoporton belül.

A feddhetetlenségi vonal nem használható a rendes jelentéstételi eljárások helyett, hanem kizárólag olyan esetben vehető igénybe, amikor a rendes jelentéstételi csatornák valószínűsíthetően nem helyénvalók vagy hatástalanok. Ezért is tekintendő csak utolsó lehetőségnek.

A – helyi telefonszámról ingyenesen, a nap 24 órájában igénybe vehető telefonos forródrótból és egy biztonságos weboldalból álló – feddhetetlenségi vonalon a helyi nyelven lehet bejelentést tenni. A forródrótot és a weboldalt egyaránt külső szolgáltató üzemelteti. Az összes elérhetőség és a felhasználói utasítások a 2. Mellékletben találhatók. Noha a bejelentések név nélkül is megtehetők, a Randstad arra ösztönzi a panasztevőket, hogy bejelentéskor fedjék fel személyazonosságukat is, mivel ez nagyban megkönnyíti a bejelentés kivizsgálását.

A megbízhatatlan és téves bejelentések minimalizálása, illetve a magánélet védelme érdekében a Randstad kizárólag a feddhetetlenségi vonalon beérkező anonim bejelentéseket vizsgálja ki.

2.4 a bejelentés kezelése

A feddhetetlenségi vonalon keresztül beérkező bejelentések az érintett vállalat helyi feddhetetlenségi megbízottjához kerülnek. Általános szabályként a bejelentésből a központi feddhetetlenségi megbízott is kap egy másolatot.

A helyi feddhetetlenségi megbízott öt munkanapon belül visszaigazolja a panasztevőnek a jelentést a feddhetetlenségi vonalon keresztül. Amennyiben helyénvaló és kivitelezhető, akkor a panasztevő is tájékoztatást kap a kivizsgálás haladásáról. Titoktartási és magánéletvédelmi okokból viszont előfordulhat, hogy a kivizsgálás vagy a megtett intézkedések konkrét részleteit nem oszthatjuk meg.

Ha adott bejelentést a feddhetetlenségi vonalon tettek meg, viszont a rendes (helyi) bejelentési eljárások keretében kellett volna megtenni (pl. bérszámfejtéssel kapcsolatos, általános vagy szolgáltatási színvonalat érintő kérdések), akkor a helyi feddhetetlenségi megbízott a megfelelő (helyi) bejelentési eljárás igénybevételére kéri a panasztevőt vagy felkéri a megfelelő helyi funkciót a bejelentés kezelésére.

A helyi feddhetetlenségi megbízott gondoskodik a feddhetetlenségi vonalon bejelenthető összes eset jogszerű, időszerű és az összes érintett jogait maradéktalanul tiszteletben tartó kivizsgálásáról és kezeléséről. Előfordulhat, hogy – a bejelentés jellegétől függően – az ilyen esetek átkerülnek a helyi vezetőség képviselőjéhez és/vagy a társaság egyéb érintett funkciójához. Az ilyen esetekben alkalmazott gyakorlatra is érvényesek a titoktartási és megtorlásmentességi előírások.

A helyi feddhetetlenségi megbízott akkor dönthet a bejelentés kivizsgálásának mellőzéséről, ha:

• a tisztességes kivizsgáláshoz nem áll rendelkezésre elegendő információ és további információ nem is szerezhető;
• okkal feltételezhető, hogy a bejelentést rosszhiszeműen tették.

Ha a jelentett kötelezettségszegés a Randstad Csoport valamely vállalata helyi vezetőségének egy vagy több tagját érinti, akkor a helyi feddhetetlenségi megbízott továbbítja a jelentést a központi feddhetetlenségi megbízotthoz. A központi feddhetetlenségi megbízott értesítheti a helyi vezetőséget és értesíti a Randstad N.V. Igazgatóságának és/vagy a Felügyelő Bizottság audit bizottságának felelős tagját.

A Randstad N.V. Igazgatótanácsának vagy Felügyelő Bizottságnak egy vagy több tagjával kapcsolatos bejelentéseket a Randstad N.V. helyi feddhetetlenségi megbízottja kezeli, aki egyben az audit bizottság tagja is.

A kivizsgálás után azonnali és megfelelő korrekciós intézkedést kell tenni, amennyiben az az érintett vezetői szint megítélése szerint indokolt – figyelemmel a vonatkozó vállalati funkciókra is (pl. HR, jogi részleg).

A Randstad elvárja a Randstad Csoporton belüli összes vezetői szinttől, hogy az állítólagos kötelezettségszegésről szóló összes bejelentést komolyan, bizalmasan és gyorsan kezeljék, és gondoskodjanak a panasztevő megtorlásmentességéről. A vezetőség köteles az állítólagos kötelezettségszegésre irányuló kivizsgálás során teljes mértékben együttműködni.

2.5 jóhiszemű és rosszhiszemű bejelentés

Aki jóhiszeműen ad hangot aggályainak, emiatt nem éri hátrány. Ha a kivizsgálás nem tár fel semmilyen szabálysértést, akkor sem indul semmilyen intézkedés a panaszos ellen, kivéve, ha aggályának rosszhiszeműen adott hangot. A bejelentések akkor minősülnek rosszhiszeműnek, ha a panaszos tudja, hogy a bejelentés érdemben nem igaz, és hogy az eljárással a) személyes sérelme miatt, b) személyes előnyszerzés érdekében vagy c) a Randstad Csoportnak vagy bármely munkavállalójának, tisztségviselőjének és igazgatójának való szándékos károkozás érdekében él vissza. A Randstad Csoport nagyon súlyos bűntettként tekint a rosszhiszemű bejelentésre. A valamely munkavállaló által rosszhiszeműen tett bejelentés az Üzleti Alapelvek súlyos megsértésének minősül. A Randstad Group adott esetben további intézkedéseket tehet a tudatosan hamisan vádaskodó vagy rosszhiszemű panaszos ellen. Ilyen intézkedés lehet például a fegyelmi eljárás, amely a munkaviszony megszüntetését is eredményezheti.

2.6 megtorlásmentesség és a panasztevő

jogai és kötelezettségei
Az összes panasztevő személyazonossága – amennyiben kivitelezhető – titokban marad, és a Randstad nem tűri a jóhiszemű panasztevőkkel szembeni megtorlást. Jóhiszemű bejelentés és a kötelezettségszegés bejelentésével összefüggő jogszerű intézkedések alapján a Randstad Csoport egyetlen munkavállalóval szemben sem alkalmaz elbocsátást, alacsonyabb munkakörbe helyezést, felfüggesztést, fenyegetést, zaklatást, bármilyen jellegű diszkriminációt. Minden észlelt megtorlást azonnal jelenteni kell a központi feddhetetlenségi megbízottnak.

A jelentéstétel nem jelent automatikus védelmet a jelentett kötelezettségszegésben részes panasztevőknek a kötelezettségszegésben való részvételükkel összefüggő fegyelmi vagy egyéb intézkedésekkel szemben. A Randstad Csoport azonban enyhítő körülményként veszi figyelembe, hogy a panaszos bejelentést tett.

Ha a panasztevő feltételezett vagy tényleges kötelezettségszegést jelent, továbbra is teljesítenie kell a Randstad Csoport felé fennálló összes szerződéses vagy titoktartási kötelezettségét. A panasztevőnek ezért a belső eljárások igénybevétele előtt tartózkodnia kell a külső vagy belső nyilvánosságra hozatal bármilyen formájától, kivéve, ha a külső nyilvánosságra hozatal szükséges vagy az alkalmazandó jogszabályok ezt egyébként előírják. A Randstad fenntartja az ilyen szerződéses vagy titoktartási kötelezettségek megsértésével összefüggő jogait.

Ha a panasztevő vállalaton kívül is jelenteni kíván valamely állítólagos kötelezettségszegést miközben a Randstad Csoport valamely vállalata éppen kivizsgálást folytat, akkor az adott vállalat dönthet úgy, hogy a panasztevőt a későbbiekben már nem vonja be a kivizsgálásba vagy megszünteti a vizsgálatot és megteszi a szerinte szükséges egyéb lépéseket.

2.7 a vádlott védelme és jogai 

Ha a jelen eljárás szerinti bejelentés eredményeként valakit vizsgálat alá vonnak, akkor erről – a tények és körülmények, illetve a bizonyíték megsemmisítés, megtorlás és/vagy a kivizsgálás hátráltatásának érzékelt kockázata függvényében – rendes körülmények között észszerű határidőn belül értesül.

A vizsgálat alá vont bármely személynek joga van felelni a terhelő állításokra és fellebbezhet bármely hátrányos megállapítás vagy döntés ellen.

2.8 adatvédelem, a magánélet védelme és titoktartás 

A jelen eljárás szerinti bármely bejelentés és kivizsgálás részeként szerzett minden személyes adat (amely a panasztevőtől, kivizsgált személytől és bármely tanútól származik) kizárólag a jelen eljárásban meghatározott cél érdekében kerül felhasználásra, a vonatkozó adatvédelmi jogszabályoknak és a Randstad adatvédelmi szabályzatának megfelelően. A feddhetetlenségi vonalon közölt személyes adatokat a helyi feddhetetlenségi megbízott az eset lezárását követő három hónap elteltével törli, kivéve, ha a terhelő állítások és/vagy kivizsgálás jellege miatt hosszabb megőrzési időszak szükséges.

A személyes adatokat kizárólag olyanok ismerik meg, akiknek azokat ismerniük szükséges, továbbá lehetőség szerint, illetve a kivizsgáláshoz és – adott esetben – a megfelelő intézkedésekhez mérten titoktartási kötelezettség tárgyát képezik. Ettől a Randstad jogszabályi vagy hatóság által megállapított adatszolgáltatási kötelezettsége esetén vagy rosszhiszemű bejelentés esetén lehet eltérni.

2.9 módosítások 

A Randstad N.V. Igazgatósága – az Audit bizottsággal egyeztetve – bármikor jogosult a jelen szabályzatot a vonatkozó jogszabályok és előírások követelményeivel összhangban módosítani, amibe adott esetben bevonja a Randstad Európai Üzemi Tanácsát és az érintett üzemi tanácsokat is.

Kelt: Diemen, Hollandia 
2019. január

melléklet: felhasználói utasítások és elérhetőségek 

feddhetetlenségi vonal felhasználói utasítások 

ingyenes telefonvonal

• A panasztevő tárcsázza a megfelelő ingyenes telefonszámot és a hívást az interaktív válaszadó rendszer fogadja. Jelentéstétel után a panaszos egyedi ügyszámot kap. A jelentés a helyi nyelven vagy angolul tehető meg. A külső szolgáltató ezután elküldi a hangfelvétel szó szerinti átiratát az érintett ország/vállalat helyi feddhetetlenségi megbízottjának. 
• A hívó anonimitásának védelme érdekében a hangfelvétel a külső szolgáltatónál marad, aki megsemmisíti, amint a helyi feddhetetlenségi megbízott visszaigazolja a leirat átvételét. 
• Az egyedi ügyszám segítségével a helyi feddhetetlenségi megbízott a panasztevőnek címzett válaszüzenetben igazolhatja vissza a bejelentése beérkezését, és adott esetben ellenőrző kérdéseket tehet fel. A bejelentés után a helyi feddhetetlenségi megbízott legfeljebb öt munkanapon belül megpróbál választ adni.
• A panasztevő – az ügyszám alapján – ismét hívást kezdeményezhet és meghallgathatja a helyi feddhetetlenségi megbízott válaszát. A panasztevő maga dönti el, hogy azonnal, vagy csak később válaszol-e a kérdésekre. 

online bejelentőlap 

• A panasztevő felkeresi a vonatkozó weboldalt, amelyen (helyi nyelven vagy angolul megfogalmazva) rögzíti szöveges üzenetét és egyedi ügyszámot kap. A külső szolgáltató lefordítja az üzenetet (ha nem angolul íródott) és elküldi a fordítást és a webes üzenet másolatát az érintett ország/vállalat helyi feddhetetlenségi megbízottjának. 
• Az egyedi ügyszám segítségével a helyi feddhetetlenségi megbízott a panasztevőnek címzett válaszüzenetben igazolhatja vissza a bejelentése beérkezését, és adott esetben ellenőrző kérdéseket tehet fel. A bejelentés után a helyi feddhetetlenségi megbízott legfeljebb öt munkanapon belül megpróbál választ adni. 
• A panasztevő – az ügyszám segítségével – ismét bejelentkezik és elolvashatja a helyi feddhetetlenségi megbízott válaszát. A panasztevő maga dönti el, hogy azonnal, vagy csak később válaszol-e a kérdésekre. 

Ha bármilyen kérdés vagy panasz merül fel a szolgáltatásainkat illetően, beleértve a bérszámfejtési problémákat is, vegye fel a kapcsolatot a Randstad irodájával vagy tegye fel kérdését a "kapcsolat" menü pontunk alatt.