személyi asszisztens

Egy személyi asszisztens általános feladatai a következők: 

• telefonhívások és levelezés fogadása: ő az első számú kapcsolattartó a vezető felé. Felel a belső vagy külső ügyfelektől érkező telefonhívások fogadásáért, emellett e-maileket is olvas, és rangsorolja a kommunikációs feladatokat a menedzser számára. A vezetővel folytatott minden levelezés és kommunikáció az ő íróasztalán keresztül zajlik.
• a munkarend kezelése: felel a napirend megszervezéséért és a vezető munkarendjének irányításáért. Például rögzíti azokat a találkozókat, eseményeket és megbeszéléseket, amelyeken a vezetőnek részt kell vennie, és a találkozó előtt emlékezteti őt. Ha a vezető lemond egy találkozót, tájékoztatja az érintetteket.
• megbeszélések jegyzőkönyvezése és átírása: jegyzőkönyveket készít a találkozók vagy megbeszélések során, hogy az ügyvezető pontos feljegyzésekkel rendelkezzen. Emellett diktálásokat is felvesz a vezetőtől, és le is írja azokat.
• utazásszervezés: feladata a vezető utazásinak a  megszervezése. Megtervezi a közlekedést és a szállásokat valamint repülőjegyeket és bérautókat foglal.
• rendezvények és konferenciák tervezése: ha a vezetője konferenciát vagy rendezvényt tervez, akkor a legtöbb előkészítési feladatot a személyi asszisztens végzi el. Egy rendezvény megszervezése magában foglalhatja a szállítók felkutatását, a különböző tételek költségvetésének összeállítását és a meghívók kiküldését. Emellett meg kell szervezni a helyszínre történő szállítást is.
• jelentések készítése és iktatása: a személyi asszisztens jelentéseket ír, e-maileket küld és prezentációkat készít a vezető nevében. A szerepkörhöz tartozik továbbá a jelentések iktatása és a fontos irodai nyilvántartások vezetése.

A legtöbb személyi asszisztens irodai környezetben dolgozik, de vannak kivételek. Azok a személyi asszisztensek, akik befolyásos családokkal, politikusokkal vagy hírességekkel dolgoznak, sokszor inkább az ő otthonaikban, mint irodákban dolgoznak. Az építési vállalkozók is néha alkalmaznak személyi asszisztenseket, hogy segítsenek a papírmunkában és az ügyfelekkel való kapcsolattartásban. Ehhez ki kell utazniuk a munkaterületekre, együtt kell dolgozniuk a munkásokkal és találkozniuk kell az ügyfelekkel.

Akár magánszemélynek, akár szervezetnek dolgozik, a kollégái között lehetnek adminisztratív asszisztensek, irodai koordinátorok, gépírók és irodavezetők. Közvetlen munkakapcsolatban dolgozhat jogi asszisztensekkel, valamint más szakemberekkel, például könyvelőkkel, gondnokokkal és adminisztrátorokkal is.

A legtöbb asszisztens teljes munkaidőben, irodai órákban dolgozik, azonban elengedhetetlen, hogy rugalmas legyen, amikor a határidők közelednek, vagy amikor a vezetője túlterhelt. Sok munkáltató kínál rugalmas munkaidőt és otthonról történő munkavégzési lehetőséget, mivel sok feladat digitálisan is elvégezhető. Továbbá ezen a területen is vannak részmunkaidős lehetőségek.

Egyes személyi asszisztensek vezetői asszisztenssé fejlesztik képességeiket, míg mások üzleti ágazatokra specializálódnak.

Több előnye is lehet, ha Randstad tanácsadó közreműködésével keres személyi asszisztens állást: 

• Egy a munkaerőpiac asszisztencia és adminisztráció területét jól ismerő tanácsadó támogatja a kiválasztási folyamat során
• Àlláslehetőségek széles skáláját találja honlapunkon
• Aakár határozott akár határozatlan idejű állást keres, segítünk megtalálni azt az állást, ami Önhöz leginkább passzol.

Általában a középiskolai érettségi vagy annak megfelelő végzettség a minimális oktatási követelmény egy belépő szintű személyi asszisztens pozícióhoz. Azonban a munkáltatók gyakran értékelik a további kvalifikációkat.

Bár ez nem mindig kötelező, a felsőoktatási háttér, például főiskolai vagy egyetemi diploma, növelheti az esélyeket egy személyi asszisztens pozíció elnyerésére. Az üzleti adminisztráció, vagy kapcsolódó területeken szerzett diplomák különösen előnyösek lehetnek.

Erős nyelvismeretre van szükség a munkavégzéshez, mind magyar, mind más idegen nyelvek terén (a munkáltató igényeitől függően). Különösen fontos a nyelvtudás, ha a személyi asszisztens a menedzser nevében fog kommunikálni nemzetközi ügyfelekkel vagy partnerekkel.

Az irodai szoftverek és egyéb releváns számítógépes alkalmazások hatékony használatának készsége elengedhetetlen a személyi asszisztensek számára. Az irodai szoftvercsomagok és kommunikációs platformok terén szerzett képesítések vagy tanúsítványok előnyt jelenthetnek.

Sok munkáltató gyakran értékeli a gyakorlati tapasztalatot a formális oktatással szemben. A korábbi tapasztalat adminisztratív szerepekben, titkári munkákban vagy kapcsolódó pozíciókban nagyfokú előnyt jelenthet.

Az időmenedzsment, szervezői készségek és kommunikáció terén elvégzett továbbképzések szintén előnyösek lehetnek. Ezek segíthetnek abban, hogy naprakész maradjon a szakmai trendekben, és javítja általános teljesítményét.

A legtöbb asszisztensnek számos feladatot kell ellátnia. Több, különböző fázisban lévő projektet kell megvalósítania, ami szervezőkészséget igényel. A fontossági sorrend felállításának képessége fontos érték ebben a pozícióban.

A dolgok ritkán mennek a tervek szerint. Ez az üzleti életben és az életben is igaz. Személyi asszisztensként képesnek kell lenni gyorsan gondolkodni és döntéseket hozni, hogy a projektek a tervek szerint haladjanak.

Nem minden vezetővel könnyű együtt dolgozni. Nagy a kísértés, hogy a frusztrációt a munkatársaknak engedje ki, a legjobb azonban mindig tartózkodni a munka negatív aspektusainak megvitatásától.

Minden utasításnak, amelyet a munkatársaknak, az ügyfeleknek és a beszállítóknak ad, világosnak és tömörnek kell lennie, akár szóban, akár írásban történik az utasítás.

Ahhoz, hogy sikeres személyi asszisztens legyen, minden feladatot időben és hatékonyan kell elvégeznie. Az egyik fő ok, amiért a vezetők személyi asszisztenseket alkalmaznak, az, hogy elkerüljék az időigényes, adminisztratív feladatokkal való elakadást.

A személyi asszisztens egyéni támogatást nyújt egy másik személynek, például egy vezetőnek, hírességnek vagy politikusnak. Ebben a pozícióban az a feladata, hogy a vezetőjét naprakészen tartsa, és adminisztratív feladatokat lásson el számára.

A személyi asszisztensi munkakör betöltéséhez általában nincs előírt végzettség,  a legtöbb vállalat azonban kedvezően fogadja a diplomával rendelkező jelölteket. Ha személyi asszisztens szeretne lenni, jó, ha rendelkezik adminisztrációs készségekkel és tapasztalattal. Egy sikeres személyi asszisztens emellett tisztában van a vezetői követelményekkel.

Személyi asszisztensként dolgozni hálás és gyakran izgalmas karrier. Ha szeret emberekkel dolgozni, szeret multitaskingolni, és nem zavarja a határidőkkel járó stressz, akkor szeretni fogja ezt a pozíciót. 

Néhány speciális készség segít abban, hogy előnybe kerülj a versenytársakkal szemben. Ezek közé tartozik az idegen nyelv ismerete, vagy a gyorsírás. Egy adott területen szerzett szakértelem szintén előnyös lehet.

Személyi asszisztens állásra pályázni könnyű: készítse el Randstad-profilját, és válogasson állásajánlataink közül az Ön közelében. Bejelentkezést követően jelentkezzen egy kattintással az Önnek szimpatikus álláslehetőségre a weboldalunkon keresztül!